Sẵn sàng du học – Đặt tiêu đề email không đúng mục đích truyền tải sẽ khiến người nhận dễ bỏ qua, thậm chí bị cho vào spam.
Cô Hoa – giám đốc trung tâm Ms Hoa Giao tiếp hướng dẫn cách đặt tiêu đề email tiếng Anh trong công việc:
1. Ngắn gọn, dễ hiểu và diễn đạt đúng nội dung
Tiêu đề email nên giới hạn trong khoảng 50 ký tự để hiển thị đầy đủ trên màn hình.
Lược bỏ những mạo từ như “a, an, the”, giới từ “in, on, at”…
Ví dụ: Tiêu đề email mang nghĩa “Thư mời tới dự hội nghị về Biến đổi khí hậu tại Hà Nội ngày 27/6/2016”, thay vì viết “Invitation letter to Hanoi Climate change summit on 27 of June 2016”, bạn có thể viết ngắn gọn thành “Invitation: Hanoi Climate Change summit 27 June 2016”.
2. Nội dung quan trọng nên đặt lên đầu để thu hút sự chú ý
Nếu đây là một thông tin khẩn cấp, bạn có thể đặt “Urgent!” ngay đầu tiêu đề email. Ví dụ: Urgent! Meeting rescheduled. (Khẩn cấp! Thay đổi thời gian cuộc họp).
Khi muốn ra mệnh lệnh hoặc yêu cầu mọi người thực hiện một điều gì đó, bạn cũng có thể đưa ngay vào trong tiêu đề mail. Ví dụ: Last chance for company’s unique event – Register now! (Cơ hội cuối cùng cho sự kiện duy nhất của công ty – Hãy đăng ký ngay bây giờ.
Khi trong email có deadline (hạn) cần mọi người chú ý, bạn nên đưa cả deadline đó vào tiêu đề email để người đọc ghi nhớ và mở thư sớm. Ví dụ: Staff meeting invitation – 26th August (thư mời đến cuộc gặp của nhân viên ngày 26/8).
Tiêu đề nên sử dụng danh từ ghép để diễn đạt trọn ý cần nói. Tránh dùng những từ vựng như trạng từ, tính từ, mạo từ.
3. Email mang tính chất quảng cáo, giới thiệu sản phẩm
Tránh dùng những từ sau để thư không bị vào spam folder (thư mục rác).
Các email quảng cáo sản phẩm hoặc ưu đãi cho khách hàng thường dễ bị bỏ qua. Bạn cần viết tiêu đề mail một cách hấp dẫn, thu hút. Do vậy bạn nên nhấn mạnh vào lợi ích hoặc đặc điểm vượt trội của sản phẩm bạn đang giới thiệu để tránh người đọc bỏ qua. Những tiêu đề hấp dẫn sẽ thôi thúc người đọc mở ra ngay khi nhận được email.
Ví dụ:
– Buy One Shirt and We’ll Give You Two More – Today Only
– Earn $90,000 q year – Don’t miss!
– Double Your Savings – If You Purchase by Midnight Tonight
– 3 Tips for Doubling Your Holiday Sales – If You Start Now
4. “Cá nhân hóa” khi gửi email cho một người hoặc công ty cụ thể
Nếu bạn gửi email cho một đối tượng khách hàng cụ thể, cần cố gắng gọi tên họ trong tiêu đề. Hãy đặt tên của người nhận ở ngay bức đầu email, nhất là khi bạn chưa từng gửi mail cho họ. Khi mở hòm thư ra, thấy tiêu đề email có tên của mình, người nhận sẽ cảm giác đây không phải là mail rác mà gửi cho mình có mục đích rõ ràng.
Ví dụ: Bạn đang làm việc cho công ty dụng cụ văn phòng ABC và gửi email tới anh John để xác nhận đơn hàng. Bạn sẽ đặt tiêu đề email như sau: ABC office supplies, order confirmation needed, Mr. John.
Cá Domino (SSDH) – Theo vnexpress.net
