Cách viết thư xin nâng mức hỗ trợ tài chính du học

Theo các chuyên gia từ Trung tâm luyện thi, tư vấn American Study, sau khi nhận được thư chấp nhận hỗ trợ tài chính từ một trường đại học, sinh viên có thể xin cấp thêm bằng cách trình bày chứng từ cho gói hỗ trợ tài chính mà bạn nhận được.

Tuy nhiên không phải sinh viên nào cũng biết cách viết thư xin nâng mức hỗ trợ tài chính và được trường chấp nhận. Thậm chí một vài trường hợp đề nghị lại làm giảm mức hỗ trợ trước đó. Vì vậy các chuyên gia cho rằng, sinh viên cần có nhiều kiến thức hơn nữa về vấn đề xin nâng mức hỗ trợ.

Thư xin hỗ trợ tài chính nên được viết bởi phụ huynh nếu du học sinh còn phụ thuộc vào gia đình. Đặc biệt, gia đình phải chứng minh cho ban tuyển sinh xét duyệt hỗ trợ tài chính thấy được sự thay đổi đáng kể trong khả năng chi trả học phí đại học bằng các chứng nhận về thông tin mới của mình.

Để thành công, các chuyên gia khuyên phụ huynh thực hiện theo 5 bước: bắt đầu bằng việc gọi cho văn phòng hỗ trợ tài chính; cung cấp những ví dụ cụ thể; thu thập tài liệu; thể hiện sự tôn trọng, trung thực và trình bày ngắn gọn; gửi thư xin nâng mức hỗ trợ tài chính đúng cách.

Liên lạc với văn phòng hỗ trợ tài chính

Quy trình xin nâng mức hỗ trợ tài chính có thể khác nhau giữa các đại học. Một số trường yêu cầu sinh viên điền vào mẫu đơn, trong khi những trường khác thì không. Do đó, các chuyên gia khuyên sinh viên nên gọi trực tiếp cho văn phòng hỗ trợ tài chính của trường trước khi tiến hành thủ tục.

Tuy nhiên, sinh viên và gia đình nên chuẩn bị kế hoạch cho quá trình này thay vì chỉ gọi điện đến văn phòng trường. Một tờ đơn hiện hữu sẽ có sức thuyết phục hơn rất nhiều.

"Một quy trình chính thức sẽ được áp dụng nếu sinh viên yêu cầu đánh giá lại rằng họ đủ điều kiện nhận mức hỗ trợ mới, bởi họ có lý do cho việc đánh giá lại này", một chuyên gia cho biết.

ung cấp những ví dụ cụ thể

Không có 2 trường hợp hỗ trợ tài chính giống nhau ngay cả khi 2 gia đình trùng hợp có hoàn cảnh như nhau, cùng bị ảnh hưởng đến khả năng chi trả cho việc học. Đại học và đội ngũ quản trị tài chính có sự linh hoạt đáng kể trong việc phản hồi.

Theo các chuyên gia American Study, trường sẽ tiến hành đánh giá dựa trên các nghiệp vụ chuyên môn. Nếu quá trình xét duyệt theo đúng từng quy chuẩn và quá cứng cứng nhắc, nguy cơ là sẽ hiếm có trường hợp hội đủ tất cả điều kiện hay. Sẽ có nhiều trường hợp khác nhau, trong đó sinh viên có thể kiến nghị nâng mức hỗ trợ hoặc yêu cầu thực hiện đánh giá lại các khía cạnh một cách chuyên nghiệp hơn. Việc này nằm trong khả năng của các văn phòng hỗ trợ tài chính và học sinh.

Cách trình bày tình hình tài chính có thể ảnh hưởng đến kết quả nâng mức hỗ trợ học phí. Phụ huynh nên liệt kê các lý do cụ thể, đặc biệt ảnh hưởng đến việc chi trả học phí đại học trong thư kiến nghị, liệt kê chi tiết theo từng đầu mục. Một danh sách liệt kê rõ ràng có thể giúp việc truyền tải dữ liệu chân thật để ban quản lý hỗ trợ tài chính dễ hiểu, thuận lợi kết nối với tài liệu đi kèm.

Một số tình huống có thể đảm bảo việc kiến nghị thành công là ba mẹ qua đời hoặc mất việc, ly hôn, khoản trợ cấp từ phụ huynh đã kết thúc, thảm họa thiên nhiên gây thiệt hại nghiêm trọng, phải trang trải đáng kể cho chi phí y tế hay nha khoa, có thành viên gia đình hoặc trẻ em cần chăm sóc đặc biệt, dự trù cho chi phí đi lại và học phí thấp hơn đáng kể so với chi phí thực tế tại trường. Gia đình cũng nên chỉ rõ từng điểm trong hoàn cảnh gia đình ảnh hưởng đến khả năng đóng học phí ra sao.

Thu thập tài liệu

Việc cung cấp minh chứng về các trường hợp cụ thể được liệt kê trong thư kiến nghị là rất quan trọng. Nếu thư kiến nghị không bao gồm bất kỳ tài liệu nào, văn phòng hỗ trợ tài chính có thể yêu cầu sinh viên và gia đình cung cấp thêm.

Tài liệu tốt nhất mà gia đình có thể cung cấp là nguồn tài liệu từ bên thứ ba như hóa đơn y tế đã thanh toán hoặc bảng kê lương, giấy thông tin báo lương dùng để khi đi khai thuế nhằm chứng minh thu nhập sụt giảm.

"Nó không đơn thuần là câu chuyện kể. Bạn cần những thứ bằng văn bản để sao lưu. Họ sẽ không tin bạn mà cần có bằng chứng về tình hình thay đổi tài chính nếu thông tin được báo cáo không chính xác", một chuyên gia nói.

Nếu các trường đã trao cho bạn hỗ trợ tài chính một cách hào phóng, thì bản sao của những gói hỗ trợ tài chính đó có thể được cung cấp trong thư xin nâng mức hỗ trợ học phí.

Giữ thái độ tôn trọng và trung thực, ngắn gọn

Thư xin nâng hỗ trợ học phí nên bao gồm những thông tin khác ngoài những ví dụ cụ thể trong sự thay đổi hoặc khó khăn về mặt tài chính. Phụ huynh nên bày tỏ sự biết ơn với văn phòng hỗ trợ tài chính vì đã cân nhắc đến trường hợp của mình và viết một cách tóm gọn về sự tâm huyết của sinh viên khi nộp vào trường.

Các chuyên gia cho rằng cha mẹ hoặc người thân của học sinh đừng nên bao giờ nói dối về hoàn cảnh gia đình mình và đừng bao giờ cho rằng quá trình xét duyệt cấp thêm khoản hỗ trợ tài chính là một cuộc ngã giá.

Tuy nhiên nội dung đơn kiến nghị xin hỗ trợ tài chính cũng không được dài dòng. Chỉ nên thể hiện đúng các sự thật về hoàn cảnh của bạn chứ đừng kể cả cuộc đời bạn trong đơn vì mọi người cũng không thể nào có đủ thời gian đọc hết. Yếu tố quan trọng nhất của bức thư thường là những ví dụ và minh chứng tương ứng.

"Hãy nói ngắn gọn và đúng trọng tâm. Bám vào các dữ liệu có thật", chuyên gia từ American Study nói.

Gửi thư đúng cách

Phụ huynh nên gửi thư kiến nghị sớm, ngay cả khi các quản lý hỗ trợ tài chính không phản hồi. Thư nên được gửi qua đường bưu điện, lý tưởng nhất là địa chỉ xác thực của trường và văn phòng hỗ trợ tài chính. Phụ huynh nên xác nhận địa chỉ chính xác với văn phòng hỗ trợ tài chính.

Tuy nhiên, với các gia đình không có thay đổi rõ ràng về tình hình tài chính nhưng cảm thấy mình có thể nhận được hỗ trợ tài chính nhiều hơn, họ có thể chờ đợi để gửi thư kiến nghị. Họ có thể đợi đến vòng đầu tiên của bức thư trúng tuyển, sau giữa tháng 6. Khi đó trường sẽ biết được chính xác số lượng học sinh sẽ theo học. Và nếu số lượng sinh viên nộp vào thấp hơn chỉ tiêu, trường sẽ cân nhắc hỗ trợ thêm cho sinh viên để tăng số lượng học viên.

Thái Hải (SSDH) – Theo VnExpress