SSDH- Những nhà lãnh đạo doanh nghiệp thành công như Mark Zuckerberg có điểm gì chung với sinh viên? Họ giỏi quản lý nhiều dự án cùng một lúc! Không thể phủ nhận, môi trường đại học và môi trường doanh nghiệp đều đòi hỏi khả năng làm việc hiệu quả trên nhiều dự án cùng một lúc, vì vậy việc học cách làm điều này từ bây giờ sẽ chuẩn bị cho cuộc sống sau khi tốt nghiệp của bạn. Dưới đây là năm bước bạn có thể thực hiện để quản lý dự án của mình như một chuyên gia.
Làm rõ mục tiêu và mục đích của dự án của bạn
Nhiều sinh viên của tôi nói rằng họ không có đủ thời gian để hoàn thành tất cả các yêu cầu của chương trình đại học hoặc đại học của họ và cho tôi xem một danh sách dài các việc cần làm rất gấp. Họ cảm thấy quá tải đến mức, họ thường tuyên bố rằng họ không có thời gian cho việc lập kế hoạch chiến lược cho học kỳ sắp tới hoặc thậm chí là tháng tiếp theo. Tuy nhiên, như chuyên gia quản lý thời gian Kenneth Blanchard gợi ý trong cuốn sách kinh điển của mình “Người quản lý một phút”, vài phút bạn dành cho lập kế hoạch hôm nay sẽ tiết kiệm được nhiều giờ công sức và thời gian làm việc của bạn trong tương lai.
Trong chương trình MDP tại Đại học Quốc gia Al Farabi Kazakhstan (KazNU), tôi nhắc nhở sinh viên của mình rằng trước khi bắt đầu mỗi học kỳ, họ nên ngồi xuống và nghĩ ra các kế hoạch cho từng dự án, ý tưởng khởi nghiệp mơ ước hoặc ý tưởng sáng tạo mà họ muốn thực hiện. Ở giai đoạn này, việc thiết lập mục tiêu và mục đích rõ ràng, và xác định một sản phẩm cuối có thể có trên bàn làm việc của bạn khi hoàn thành (ví dụ: một kế hoạch kinh doanh 20 trang cho dự án khởi nghiệp do sinh viên dẫn đầu về video-blogging sáng tạo).
Sử dụng đồng nghiệp để xây dựng một “đội nhóm ảo”
Như một bước tiếp theo, việc thu thập và tổng hợp thông tin quan trọng nhất liên quan đến dự án học tập của bạn và kiểm tra nó bằng cách sử dụng phương pháp phân tích SWOT (đánh giá Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Mối đe dọa) là rất quan trọng.
Quan trọng hơn nữa là cần phải hợp tác để làm việc với một nhóm bạn bè, bạn cùng lớp, giảng viên hoặc chuyên gia có thể giúp bạn nhìn nhận một cách sáng tạo và mới mẻ về các dự án của bạn, hoặc các thách thức và vấn đề của bạn. Họ có thể đưa ra những đề xuất và gợi ý quan trọng.
Gần đây, tuy nhiên, tôi đã nhận thấy việc khó khăn của sinh viên trong việc tìm thời gian để hợp tác lại với nhau trực tiếp như xưa (tại nhà của một bạn nào đó trong nhóm). Vì vậy, tôi đã bắt đầu đề xuất cho sinh viên của mình xây dựng các “đội nhóm kỹ thuật số”, bằng cách sử dụng WhatsApp hoặc Google Hangouts.
Lập kế hoạch chiến lược cho học kỳ từ trước
Đừng sợ bỏ thời gian cho chiến lược của bạn. Như cách người La Mã cổ đại nói, festina lente – “hãy vội vàng chậm rãi”. Đối với mỗi 20 giờ bạn bỏ ra cho một dự án (điều này tương đương với khoảng một tháng làm việc bán thời gian thực sự trên dự án), bạn nên dành ít nhất một giờ cho kế hoạch chiến lược.
Giai đoạn lập kế hoạch này cũng là thời gian tốt để tổng kết tất cả các kế hoạch và dự án của bạn cho học kỳ sắp tới, để phát triển chiến lược tổng thể và kế hoạch hành động của bạn. Ví dụ, bạn có thể làm việc để tiếp cận một số dự án của mình song song, để phát triển các chuỗi hoặc hiệu quả hợp nhất một số hoạt động. Bạn cũng có thể xem xét việc hoãn lại hoặc từ bỏ một số dự án không cần thiết hoàn toàn, nếu không thể hoàn thành chúng lần này.
Giữ vững công việc nhóm
Tôi thường nói rằng nếu bạn muốn có một chiếc bánh hoàn hảo – bạn nên nướng nó một cách hoàn hảo. Trong cuộc sống thực, một dự án tốt nên được triển khai một cách hoàn hảo và cẩn thận. Ví dụ, tất cả các nhà tiểu sử của Steve Jobs của Tập đoàn Apple đã nhấn mạnh rằng sự thành công của ông là kết quả của sự cống hiến lớn lao đến việc thực hiện cẩn thận các dự án của mình và sự chú ý tỉ mỉ đến chi tiết.
Nếu bạn muốn quản lý như một chuyên gia, điều quan trọng là bạn phải học cách thực hiện như một người chuyên nghiệp. Điều này bao gồm việc phát triển phương pháp riêng của bạn để theo dõi mọi thứ bạn và các đồng đội của bạn làm – nghiên cứu, viết, chỉnh sửa, giao tiếp và tìm hiểu các ứng dụng và phần mềm mới. Hơn nữa, một phần rất quan trọng của việc thực hiện chuyên nghiệp là giao tiếp hiệu quả ở mỗi bước, đặc biệt nếu một phần của công việc của bạn phụ thuộc vào các thành viên khác trong nhóm của bạn.
Hãy nghĩ xem bạn có thể xây dựng trên công việc của mình cho lần tới
Một bước cuối cùng mà sinh viên thường bỏ qua là suy ngẫm về các dự án của họ sau khi chúng hoàn thành. Bằng cách làm này, bạn có thể học từ nó và thậm chí trình bày nó cho đúng đối tượng khán giả.
Trong bất kỳ dự án nào, việc hoàn thiện kết quả với đội của bạn sẽ giúp bạn học từ những sai lầm, để lần tới bạn và các đồng đội của bạn có thể làm tốt hơn. Đôi khi những cuộc thảo luận này dẫn đến những dự án tiếp theo, thậm chí lớn hơn.
Bước cuối cùng cũng nên bao gồm một bài thuyết trình không phải dành cho một đối tượng khán giả ngẫu nhiên, mà là một nhóm người, được chọn trước, ai đó có liên quan và quan tâm nhất đến dự án của bạn hoặc có thể trở thành nhà đầu tư thiên thần hoặc nhà tuyển dụng của bạn. Sau tất cả, không có lí do gì bạn không nên sử dụng những gì bạn đã làm cho bằng cấp của mình và cố gắng tận dụng nó trong thế giới rộng lớn – bạn không bao giờ biết ai có thể chú ý đến nó đâu!
Người dịch: Ngô Hoàng Thúy Vy (SSDH)
