Sẵn sàng du học – Năm ngoái, tôi được dịp quen biết một sinh viên đã có một dự án thực tập mùa hè thực sự mơ hồ và khó nhằn. Đó là kiểu câu hỏi mà một CEO hay một CMO phải dành hàng tháng, thậm chí hàng năm vật lộn với nó.
Cô ấy muốn suy nghĩ thấu đáo xem làm cách nào để thực hiện một dự án lớn như vậy và theo mạch của cuộc thảo luận, tôi đã ngồi cùng một nhóm sinh viên Thạc sĩ quản trị kinh doanh (MBA) đến từ Trường Kinh tế Darden để nghĩ về cách thực hiện kỳ thực tập mùa hè của họ. Dưới đây là những điểm mấu chốt của cuộc thảo luận:
1. Stress chỉ là một phép thử
Đối với những kiểu dự án lớn và "khó như đun nước biển", chúng đều được lên kế hoạch có mục đích. Những dự án này được thiết kế để xem cách bạn đối phó với áp lực, stress, và cách bạn tiếp cận những vấn đề không rõ ràng. Một số nhà tuyển dụng cho rằng sinh viên ngày nay cần một cách tiếp cận máy móc trong việc giải quyết các vấn đề và trên thực tế, nhà tuyển dụng muốn xem thực tập sinh nào đối mặt với sự mập mờ – thực tế trong giới kinh doanh – một cách hiệu quả.
2. Plan của bạn, chỉ là điểm bắt đầu
Họ không mong đợi bạn phải có câu trả lời hoàn hảo. Thay vào đó, họ muốn xem cách bạn giải quyết vấn đề. Hãy hiểu rằng bạn có thể làm được và tập trung vào cách tiếp cận/quá trình/kế hoạch của bạn. Chia nó thành những phần nhỏ, tập trung và thực hiện. Đừng phân tích quá mức kế hoạch của bạn…hãy nghĩ ra ý tưởng nào đó, cân nhắc kỹ lưỡng, và bắt đầu thực hiện. Đó sẽ chưa phải là kế hoạch cuối cùng. Đó mới là điểm bắt đầu.
3. Có những sắp xếp định kì với những "người quyết định"
Hãy bắt đầu từ sếp của bạn. Hãy thực hiện việc này theo phong cách mà họ thích (văn bản, email, gọi điện thoại, gặp mặt,…). Việc này không nên được làm quá lên. Một lý do cho sự thất bại của các khóa thực tập chính là việc thực tập sinh làm mọi thứ một mình. Một yêu cầu căn bản của hầu hết các khóa thực tập là việc tổ chức sắp xếp tại các thời điểm quan trọng – kế hoạch, tiến trình, các bản thảo đề xuất, và đề xuất cuối cùng.
4. Sự thành công của một khóa thực tập thể hiện ở nhiều điều hơn là kết quả cuối cùng.
Công ty đánh giá khả năng thích nghi của bạn – mọi người có thích làm việc cùng bạn không, bạn có thích nghi được với các quy tắc của công ty hay không (ví dụ, nếu họ đưa ra đề xuất thông qua văn bản chứ không phải qua các cuộc họp mặt, liệu bạn có thể thích nghi với điều đó), bạn có hiệu quả với thời gian của người khác hay không, bạn có dễ huấn luyện hay không (ví dụ như bạn có lắng nghe một cách hiệu quả các bài huấn luyện, thích nghi và xây dựng chúng hay không), và bạn có tư tưởng khiến cho môi trường làm việc tốt đẹp hơn không? Họ cũng đánh giá xem bạn có vận hành các dự án hiệu quả không – bạn có tổ chức không, bạn có theo sát không, bạn có hiểu quyền sử dụng các tài nguyên hay không, và bạn có nắm bắt được "hệ thống" và làm việc theo hệ thống hay không?
Bởi vậy, một phần quan trọng của khóa thực tập mùa hè là tạo dựng được sự ủng hộ. Trên thực tế, cách bạn thực hiện công việc cũng quan trọng không kém gì hiệu quả công việc. Bạn muốn xây dựng uy tín trong tổ chức, và điều này cho biết bạn là ai, bạn đối xử với mọi người như thế nào, bạn làm việc với họ như thế nào, bạn hoàn thành các dự án như thế nào,…vv
5. Hãy nhớ phải luôn luôn hướng đến dịch vụ trong suốt kì thực tập của bạn.
Trong phần lớn cuộc đời của chúng ta, mọi người luôn cố gắng phục vụ ta. Cha mẹ, giáo viên, người bán hàng,… Giờ thì bạn được trả tiền để phục vụ và thích nghi với công ty. Bạn đang đóng vai trò dịch vụ, được trả lương để phục vụ và tạo ra những giá trị cho công ty. Đây là một sự chuyển đổi mô hình. Khi bạn tới quầy Delta, với tư cách là khách hàng, bạn kì vọng họ sẽ cố gắng mang lại cho bạn một trải nghiệm tốt. Công ty của bạn, sếp của bạn, đồng nghiệp của bạn giờ chính là "khách hàng" của bạn. Bạn đang ở một vị trí mà bạn cần tạo ra những giá trị cho công ty trong khi tìm cách đem lại trải nghiệm khách hàng tốt nhất cho những người làm việc cùng bạn. Đây có thể là một chuyển đổi mô hình đáng kể đối với nhiều người và là nguyên nhân mấu chốt tại sao một số thực tập sinh không nhận được những đề nghị công việc toàn thời gian. Vài năm trước, một nhà tuyển dụng đã kể với tôi về một thực tập sinh đã phàn nàn với phòng nhân sự sau ba tuần rằng sếp của cô không cho cô đủ thời gian. Đây có phải cách suy nghĩ của một nhà cung cấp dịch vụ? Hay một nhà cung cấp dịch vụ có nhận ra rằng sếp của cô ấy bận rộn và cô ấy cần tìm cách thúc đẩy tiến độ dự án trước những khó khăn của sếp?
Và điều đó đưa ta đến bí kíp cuối cùng…
6. Kỹ năng lãnh đạo không phải là ra lệnh – nó là việc tạo ảnh hưởng lên hướng đi của dự án.
Việc lãnh đạo có thể trải qua các câu hỏi… "Tôi biết là bạn bận rộn và tôi không muốn lãng phí thời gian của bạn. Tôi cũng muốn chắc chắn rằng tôi đang đi đúng hướng và thúc đẩy dự án tiến lên để có những kết quả có lợi cho bạn và cả nhóm. Phương pháp nào là tốt nhất để cập nhật với bạn về tiến trình công việc – bạn thích email mỗi tuần hay mỗi ngày, hay các cuộc gặp mặt, các cuộc gọi, hay một cách nào khác?" Một người lãnh đạo điều khiển dự án đi về phía trước và có thể dùng vô số biện pháp để làm điều này – những câu hỏi, viết một bản đề nghị/kế hoạch/đề xuất ngắn và tìm kiếm phản hồi, tổ chức các cuộc họp mấu chốt,… Đây là một phần quan trọng của mùa hè – chèo lái sao cho chắc chắn rằng bạn đang đưa dự án đi đến một đích đến thành công. Và đối với một vài người, rất khó để chuyển từ việc nghe theo các sếp sang lãnh đạo các sếp. Bạn sẽ muốn lãnh đạo sếp của mình và nó hoàn toàn là việc tìm ra cách hiệu quả đối với sếp và phù hợp với văn hóa của công ty. Ví dụ, khi tôi thực tập ở P&G nhiều năm trước đây, văn hóa ở đó là văn hóa viết. Mỗi ngày, tôi gặp sếp của mình để thảo luận về tiến trình -nhưng mọi thứ đều được ghi lại. Mục tiêu dự án, kế hoạch, cách tiếp cận, tài nguyên cần thiết, tiến trình và đề xuất đều ở trên mặt giấy và cho phép chúng tôi tham gia một cách hiệu quả. Nếu như tôi không ghi chép lại mọi thứ, sẽ rất khó để tham gia trong văn hóa đó. Tôi đã may mắn bởi tôi đã có một vị sếp tuyệt vời, Rick Thompson, người luôn rất rõ ràng với các kì vọng và khiến việc phục vụ ông trở nên dễ dàng, nhưng không phải trường hợp nào cũng như vậy. Tìm ra cách để lãnh đạo sếp một cách hiệu quả dựa trên sở thích của sếp và quy tắc của công ty yêu cầu khá nhiều EQ.
Và mảnh ghép cuối cùng của lời khuyên là tận dụng kỳ thực tập mùa hè như một lần thử việc. Gần như bạn sẽ chẳng bao giờ có lại cơ hội “thử” việc khi được trả lương. Đây là quãng thời gian trong cuộc đời mà bạn có cơ hội xây dựng các “cơ” thích nghi (điều cần thiết cho thành công lâu dài), trong khi đồng thời đánh giá công ty, văn hóa và công việc. Nếu nó không dành cho bạn, cũng không sao. Đây không phải là khoảnh khắc được ăn cả ngã về không, vậy nên hãy cố gắng, tận hưởng và buông thả những áp lực. Tôi đã chứng kiến một số sinh viên trở về từ khóa thực tập và nói rằng: “Công việc đó không dành cho tôi.” Và rồi họ nhận thức rõ hơn về điều mình muốn (và không muốn) và chuyển cái nhìn đó thành kế hoạch tìm kiếm trong năm thứ hai của họ. Hãy sử dụng nó như một cơ hội học tập, rèn luyện và trưởng thành và đừng quá khắt khe với bản thân. Một sự nghiệp kéo dài nhiều năm – có thể tới 50 năm hoặc lâu hơn – vậy nên trải nghiệm 2-3 tháng chỉ là một phần nhỏ trong bức tranh lớn hơn.
Thái Hải (SSDH) – Theo Scholarship Planet
