SSDH – Chắc chắn các bạn từng nghe đến email và cũng đã biết rõ email dùng để làm gì, tuy nhiên để viết một chiếc Mail sao cho chuyên nghiệp thì mình tin còn rất nhiều bạn chưa nắm rõ và nhiều khi vẫn còn bí bách trong việc viết Mail.
Ví dụ như viết mail không có mở đầu, không có kết thúc, phần nội dung được đẩy lên phần Subject, người nhận mail không nắm được nội dung trong mail…Vậy nên mình mong là những mẹo nhỏ dưới đây có thể giúp các bạn có những chiếc mail thật chuẩn để trao đổi với thầy cô, mail gửi CV, mail xin việc hay mọi mục đích khác nhé.
Trước hết, mình muốn nói một ý nhỏ đó là hình thức viết mail hầu như sẽ mang hàm ý trang trọng và lịch sự hơn nhiều so với hình thức nhắn tin, bởi vậy các bạn sẽ cần phải lưu ý cách truyền đạt trong mail nha.
I. CẤU TRÚC MAIL
Một chiếc mail hoàn chỉnh sẽ luôn bao gồm:
1. Kính gửi….,
Cũng giống như việc viết thư đúng không nào, phần này bạn nên ghi rõ họ tên của người nhận mail để thể hiện sự tôn trọng nhé. Tuy nhiên nếu như bạn cảm thấy “Kính gửi” quá cứng nhắc thì cũng có thể thay bằng “Gửi”, “Thân gửi”, “Dear”,… để gửi cho những người thân quen hơn nha.
2. Lời chào
Một câu chào và một câu chúc sức khỏe khi đại dịch hoành hành thế này sẽ giúp bạn “vào việc” mượt hơn và cũng gây thiện cảm cho người đọc.
3. Giới thiệu bản thân.
Email không giống với facebook có thể tìm thông tin ở trang cá nhân vậy nên bạn hãy giới thiệu cho người học 1 hay 2 câu cơ bản về bản thân để người nhận biết bạn là ai và phản hồi nhé.
4. Nội dung chính – Đặt vấn đề
Bạn muốn xin nghỉ phép, muốn xin tài liệu, muốn hỏi thêm về công việc,… Mục đích của bạn khi viết mail là gì, hãy viết rõ ràng vào phần này nhé.
Lưu ý là các bạn cố gắng trình bày vào thẳng vấn đề một cách rõ ràng và mạch lạc. Thường thì chúng ta sẽ không muốn dùng 2 3 phút đọc một chiếc mail đâu.
5. Gia hạn
Đừng ngại việc đặt thời gian phản hồi mail nếu bạn cần giải quyết vấn đề nào đó, hãy đặt ra một mốc thời gian cụ thể để người nhận mail có thể nắm bắt được tình hình, phòng trừ trong trường hợp đối phương quên không rep chúng ta có lí do để hỏi lại họ một lần nữa để xác nhận thông tin.
6. Lời cảm ơn
Bất kỳ mục đích nào thì chúng ta nên có lời cảm ơn tới người nhận, lịch sự và chân thành.
7. Chữ ký
Có vè như nhiều bạn sau khi cảm ơn xong thì vội vàng ấn “Gửi” mà quên mất phần chữ ký. Đây có vẻ là một lỗi nhỏ nhưng lại là một phần cần thiết để mail của bạn trông chuyên nghiệp và trang trọng hơn rất nhiều.
Ở phần này các bạn có thể viết là:
“ Trân trọng,
Tên của bạn “
Còn trong trường hợp mình muốn thoải mái hơn thì mình sẽ viết là “warm regards”, “kindly”,… rồi đến tên của mình. Mặc dù có chêm tiếng Anh vào thì cũng hơi… lệch một chút nhưng mà mình không tìm được từ nào tiếng Việt thân thiện mà không quá “sến” (mình cảm thấy vậy :v ) nên nếu các bạn biết có thể chỉ mình nha.
II. TIPS CHO MAIL BẠN THÊM CHUYÊN NGHIỆP
1. Tên email: Các bạn nên dùng tên thật của mình trong địa chỉ email nhé. Mình đã từng thấy nhiều bạn dung tên kiểu như abcxinhdep@gmail, tothichcau@gmail,…để gửi thông tin cho thầy cô. Thực ra nếu chiếc mail đó bạn chỉ dùng cá nhân và không làm những công việc nghiêm túc thì không sao, nhưng hãy chuẩn bị một chiếc mail bằng tên của mình nhé, kẻo có ngày cô lại hỏi trên lớp là địa chỉ conmeonho@gmail là của ai trên lớp thì ngộ lắm nha.
2. Phân biệt TO, CC, BCC
Bạn hiểu đơn giản như là
TO: là người bạn muốn gửi thư đến.
CC: là người thứ 3 bên ngoài cần nắm thông tin của chiếc mail đó và người bạn “TO” cũng nhìn thấy địa chỉ của bạn CC.
BCC: cũng là người thứ 3 bên ngoài như CC vậy, nhưng mà người bạn “TO” sẽ không biết đến việc bạn BCC nhìn thấy email.
=> Bạn có thể áp dụng các chức năng này trong việc hoàn thành bài nhóm và tag thêm bạn bè của bạn chẳng hạn, như vậy thì khi cô trao đổi gì với bạn các bạn ấy cũng có thể nắm thông tin.
3. Tiêu đề
Tiêu đề chính là phần ghi chữ “Subject” trong form email. Phần này sẽ hiển thị trực tiếp trong hòm thư của người nhận nên đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc nhận biết mail, tuy nhiên cũng có rất nhiều bạn bỏ qua phần này.
Mẹo để viết một tiêu đề đó là hãy viết tên đơn vị của bạn, ví dụ là “LỚP 12A2” vào đầu để thầy cô có thể nhận biết, sau đó là mục đích của email ví dụ “XIN NGHỈ PHÉP”, như vậy thì người nhận có thể nắm bắt được thông tin cơ bản rồi.
TIPS nhỏ nữa là viết in hoa toàn bộ cũng sẽ rõ ràng và nổi bật hơn nữa đó.
4. Chữ ký tự động
Có vẻ hơi bất ngờ vì trong mail đã có phần chữ ký rồi mà vẫn cần bổ sung thêm chữ ký tự động đúng không? Để mình giới thiệu một chút, phần chữ ký này sẽ bổ sung thêm phần thông tin liên lạc của bạn mà bạn không tiện giới thiệu vào nội dung chính của mail, chẳng hạn như Link Facebook, Linkedin, số điện thoại, địa chỉ,…
Bật mí với bạn là những người làm chuyên nghiệp đều có phần chữ ký tự động này đó nhé, và cách tạo nó thì cũng rất dễ, các bạn có thể GG 2 phút là ra ngay.
III. MỘT VÀI LƯU Ý NHỎ
1. Check chính tả, không viết tắt.
2. Văn phong nghiêm túc, rõ ràng, mạch lạc.
3. Bôi đậm/ in nghiêng những thông tin cần chú ý.
4. Chú ý cách xưng hô.
5. Cách dòng giữa các đoạn, email của bạn sẽ xịn hơn nhiều.
Trên đây là toàn bộ những tips mà mình đã thu nhặt được trong quá trình sử dụng email để trao đổi với thầy cô, các diễn giả của các hoạt động CLB của mình, mong là sẽ giúp ích được cho các bạn.
SSDH (nguồn: Hyystudies)
